【问对职场】新人必修课:怎么向领导做工作报告

看到过不少花十分钟也不容易抓住中心思想的报告,于是相信有的同学不愿意写工作总结的很大一部分原因,是因为其实还没有完全想清楚该如何下笔?不信你看看下面的小例子,是不是有点眼熟呢?

(问对网/图)

不止一次碰到有同学向Peggy抱怨:“为什么总是要写这些讨厌的报告,干完活了难道还不够吗?”,似乎这些paper work看上去有些多余,有点额外增加工作量的味道了。当然,这里Peggy不想去讨论paper work的必要性,只是看到过不少花十分钟也不容易抓住中心思想的报告,于是相信有的同学不愿意写工作总结的很大一部分原因,是因为其实还没有完全想清楚该如何下笔?不信你看看下面的小例子,是不是有点眼熟呢?

假设你被安排去采购一些日杂用品,回来之后这样汇报:

“今天一出门就开始下雨,我花了好大的力气才按照你的要求买回了这些东西,还弄得一身脏兮兮的。你看,这是牛奶、透明胶带、饼干、胡萝卜、鸡蛋、西兰花、香菇、面粉、盐、油,还有笔记本和尺子。哦!对了,你要的葡萄、苹果和西瓜没有买到,今天水果摊位没有开门。”

如果你的上司是你亲爱的妈妈,你自然不会被打屁股,因为妈妈总是有无限的耐心和时间听你解释,并且永远甘愿替你整理扔在地上这一堆杂物,可是职场是残酷的,上司总是缺乏耐心喜欢钻牛角尖的,如果你不想自己的报告被扔出来重写,至少要记住以下“十二真经”:

1、抓重点:不相关的信息不要写(relevant)。比如“弄得一身脏兮兮的”,就好比你在报告中一再强调自己为了这项工作加班了多少多少天多么多么辛苦,如果没有特殊情况是不需要体现在报告中的(当然你可以通过其他方式强调一下),因为其实领导真的一点都不关心这个。

2、讲先后:最重要的信息放最前面(first thing comes first)。通常领导的时间都是有限的,要尽可能的站在领导的角度考虑,如果没有时间阅读全文怎么办呢?是不是应该像小时候提炼中心思想一样把最关键的总结用最精练的语言写在工作总结的最开头呢?这其实就要求你自己对所做的工作有逻辑的梳理一下,当然如何提炼中心思想、并且做到逻辑清晰,可以参考《提高沟通能力最有效的方法:金字塔原则》,这里就不赘述。但切记,不要以小时候写日记的形式开头,我们都知道那个时候多半是迫于无奈凑字数的……

3、摆事实:要以事实为基础,有理有据有节(ask why)。不要丢给领导一个没有解释的结果。没有买到水果,为什么没有买到,因为水果店没有开门,为什么没有开门,因为下暴雨天气不好,周围的小型水果摊位都没法正常营业,那什么时候能够正常营业,等到明天不下暴雨了就可以正常营业了。

4、做总结:要善于总结和进步(so-what)。为了充分显示你是一个勤于思考、积极要求进步的好孩子,一定要学会吃一堑长一智,要学会用这些词语造句:“通过……我们学会了……”、“……事件给我们的启示是……”、“今后我们将……”等等。

所以,正确的汇报方式应该是:

“今天完成了采购清单中的80%任务,剩余20%未完成任务全部归属于水果科目(葡萄、苹果和西瓜),主要原因是天气影响附近的水果摊位集体停业,明天才恢复正常营业,预计可在明天中午之前完成剩余的水果采购任务。下面是已完成的采购详情:

1、日用食品(完成率100%):牛奶、饼干、鸡蛋、面粉、盐、油

2、蔬菜(完成率100%):胡萝卜、西兰花、香菇

3、文具(完成率100%):透明胶带、笔记本、尺子

总结今天的采购,由于自己没有准确预计到恶劣天气可能对采购活动造成的影响,并且缺乏对突发暴雨情况的临时应变能力,导致今天的采购任务仅完成了80%。汲取今天的教训,下回出门之前应当注意查看天气预报,如果天气恶劣则可以选择驾车前往较远的大型购物中心集中采购,这样能够更有效的完成采购任务。”

当然,修炼了“十二真经”也许只是做到了60分,不至于被领导一巴掌拍回来而已。要想做到90分甚至更高,就需要在文章的结构和措词上再多下工夫,这方面强烈建议大家学习麦肯锡的金字塔理论,定能有所裨益……

来源:问对网
问对网是一个解决工作里实际问题的专业问答网站www.wendui.com

网络编辑:小碧

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