【问对职场】问对解读:学做合格的会议主持

第一次做会议主持,你该怎么办?我们首先应该了解一下会议主持工作的目的。通常会议主持人是会议当中最为重要的角色,其存在的意义在于确保会议或者讨论依议程进行,不偏离主题、达成既定目标、同时尽可能的让更多的与会者参与进来为头脑风暴贡献一份力量,而不是将会议变成少数人演讲的主场。

第一次做会议主持,你该怎么办?想当年Peggy第一次被要求主持一个小型组内讨论会时还颇为忐忑,疯狂的查阅了各种关于会议主持的资料,临场却发现自己什么也记不住,要么陷入不知该说些什么的尴尬地步,要么就是过于紧张导致语速过快自己都快听不懂自己在说些什么了。有没有什么简单易懂、容易操作的会议主持“傻瓜手册”呢?现在Peggy总结了会议主持最关键的三大动作,看看是不是够通俗易懂、易于操作呢?

(问对网/图)

我们首先应该了解一下会议主持工作的目的。通常会议主持人是会议当中最为重要的角色,其存在的意义在于确保会议或者讨论依议程进行,不偏离主题、达成既定目标、同时尽可能的让更多的与会者参与进来为头脑风暴贡献一份力量,而不是将会议变成少数人演讲的主场。从中我们可以读出,会议主持最关键的三部曲应该包括:

一、 控制时间

为什么把时间控制放在第一位?原因很简单,你是不是也参加过无数号称一个小时能够结束、实际上却可能拖了整个下午的会议?即便会议的内容再吸引人,如果不能照顾到与会者的时间安排,也可能变成让人厌烦的活动。做好时间控制,就需要在会议之前做好详细的会议进程规划,细致合理的安排每一项活动的时间。在会议进行当中,主持人应当随时提醒与会人员,尤其是发言人员的时间限制,如有必要可以适当打断其发言(例如,“你说的很好,让我们再听听其他人的意见”)。如果会议的确出现了无法按照进程进行的意外,例如讨论到某个重要话题,之前并未发觉有深入探讨的必要,这时则应当当即征求所有与会人员的意见,考虑另外安排时间再行讨论,或者就此问题继续讨论,其他议程中的事项顺延或者再行安排讨论。

二、 协调人员

要确保与会人员的积极参与,首先应当在会议之前进行充分沟通,例如将会议需要的相关资料及时送达与会人员,并且确保需要发言的与会人员都做了相应的准备工作。会议进行当中,主持人应当注意观察,学会运用语言和肢体语言(例如眼神、小手势等)鼓励与会人员积极发言。

三、 总结成果

会议结束前通常应该预留几分钟时间用于总结,确保与会人员对所达成的共识没有异议,并应在会议结束48小时之内发送会议记录,进一步强调和巩固会议成果。不要小看了这个动作,这相当于合同当中的签字盖章环节,如果没有了这一步,仅仅草拟了合同又有什么用呢?

当然,当好会议主持肯定远不止这些,但Peggy希望这三部曲能够帮你成功拿下你生命中的“第一次”。至于如何修炼到更高境界,你有什么好的经验,不妨也说出来一同分享吧!

来源:问对网
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