【问对管理】案例分析：如何组建一个新部门

中小型企业发展到一定程度，都会面临组建新部门的问题。问对网一用户提问：“公司新成立一个采购部门，应该怎么思考部门的组建问题”——这并不是个例。笔者在问题回答里，看到几位采购专家的建议，把它们综合起来，作为一个案例，展示一个新部门组建的方案。

任何新部门的组建工作，都会分成以下几个步骤：

1. 部门定位

2. 部门的主要工作

3. 完成工作，所需的流程（岗位、职责）

4. 所需的组织架构（人员配置）、制度等

5. 具体的计划

对于一个新的采购部，这五点也一样：

1. 采购部的定位。采购部可以是主导型，也可以是协同性。主导型采购部，是采购制度的制定者，是采购过程的主导者，对采购流程各主要环节都起到领导地位。例如：供应商由采购部确定，合同由采购部草拟审批，供应商评估由采购部负责。而协调型采购部，定位为需求部门的服务支持者，例如：需求部门确定供应商后，采购部只负责价格谈判，而不参与供应商选择。

2. 采购范围。一般以采购目录的形式进行管理。各企业，尤其是生产型企业，采购的物流种类繁多，必须分门别类进行管理。以便对于不同类别进行差异化管理。例如：采购目录上可能有一些大类，如线材、模具、板材、涂料等等。除了物料清单，还需预估采购量。因为采购量直接影响人员配置。

3. 采购流程。从年度采购需求规划、到需求发起、招标、确定供应商、审批、签订采购合同、供应商配送入库、到付款，各个环节需要哪些部门哪些岗位的参与，谁负责，谁确认，谁审核，都需要有章可循。采购流程变化很多，例如招标流程和询价流程就非常不一样。

4. 组织架构、制度优化。了解了采购范围和不同物料的采购规律(批次、单次采购量等），梳理好采购流程，才能了解采购部各个岗位需要多少人手。根据采购流程，可以确定各岗位需要多少人手。采购流程是采购制度中的重要部分，除此之外，采购制度还需包括采购中的一些原则，例如审批原则、供应商资质审核和评估机制、付款凭证等等。

5. 具体计划。部门组建需要分阶段还是一次到位？因为一次到位，对于一个新成立的部门难度非常大，可能让采购部刚成立就成为全公司采购流程的瓶颈，而人员尚未全部到岗，与其他部门的配合也尚不默契，采购流程还存在问题，这时极容易被很多部门攻击。要知道集中采购直接影响很多人的利益！因此常采用分阶段的方式，逐步从各部门收回采购决策权，边工作，边优化，边扩大采购范围。如果采取分阶段的方式，必须对各阶段有清晰的定位和目标。并对各部分作出详细的工作计划。

另外，采购结果的报告与评估。这一点非常重要，很多公司往往会忽视。在新建采购部的决策、采购部绩效评估上，采购结果分析至关重要。

来源：问对网
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